«Алтай-Пригород» переводит документооборот на электронные рельсы вместе с «Ведок»

С мая 2020 года сотрудники компании «Алтай-Пригород» начали работу с документами и задачами в системе «Ведок». Как происходило обследование и внедрение, что удалось сразу, а над чем пришлось поработать — расскажем в этом кейсе.

Заказчик проекта: АО «Алтай-Пригород» — организатор пригородных железнодорожных перевозок в Алтайском крае. Услугами компании пользуются жители 7 городов и 16 районов края. Помимо пригородных электропоездов перевозчик запустил скорые поезда «Калина красная», «Восток», «Просторы Алтая», которые позволяют с комфортом добраться из краевой столицы до крупных городов края.

Источник фото сайт altapress.ru

Компания следит за цифровыми новинками в сфере услуг, и стремится с их помощью повысить качество обслуживания. Поэтому сегодня купить билеты на поезд можно не только в кассе, но и через мобильное приложение, а на крупных станциях установлены электронные терминалы. Кроме того, в кассах с большим пассажиропотоком работает кнопка вежливости — все разговоры во время покупки записываются.

Несмотря на такой интерес к передовым технологиям, внутри самой компании до недавного времени работа с документами и задачами шла «по-старинке». Договоры и прочие документы согласовывались лично и подписывались только в бумажном варианте. Документооборот в электронном виде был налажен только с головной компанией «Российские Железные дороги».

Руководство «Алтай-Пригород» обратилось к нам, чтобы перевести работу с документами и договорами в электронный вид. Уже в процессе обсуждения проекта появилось пожелание перенести в систему и работу с поручениями.

При этом у компании не было специфических требований, например, необходимости вести юридически значимый документооборот, сканировать множество документов и переводить их в электронный вид. Все, что требовалось — надежное и удобное решение, которое позволит ускорить выполнение рутинных задач.

Оценив объем документов, количество сотрудников и весь перечень требований, мы пришли к выводу, что заказчику нет необходимости внедрять громоздкую многофункциональную систему электронного документооборота. Для закрытия всех потребностей подойдет «Ведок» — простая программа для управления задачами и документами, учета клиентов и договоров.

Особенности проекта 

На первом этапе мы изучили бизнес-процессы и форматы документов, принятые в компании. В целом документооборот в «Алтай-Пригород» мало отличается от общепринятых стандартов. Небольшое отличие заключается в наличии таких типов внутренних документов, как рапорты и командировочные удостоверения. Нам оставалось только создать эти типы документов в «Ведоке», сделать для них шаблоны и провести обучение сотрудников.

Важный момент, на который мы всегда обращаем внимание заказчика при обследовании — уровни доступа к документам и задачами. На этапе согласования проекта пожеланием руководства был открытый доступ к большей части документов для всех сотрудников. Однако после нескольких недель активной работы в системе руководство компании пришло к выводу, что настройка уровней доступа все-таки необходима. Конечно, такой функционал уже был предусмотрен в «Ведоке», поэтому на изменение настроек ушло совсем немного времени. Теперь по умолчанию все документы скрыты от сотрудников и становятся доступными только при постановке на них задач, связанных с этими документами.

Итоги проекта

Внедрение системы было завершено в конце 2019 года, а затем в течение 6 месяцев шел процесс опытной эксплуатации, обучения сотрудников и подготовки изменений во внутренних нормативных документах. На сегодняшний день сотрудники работают с задачами и регистрируют в системе входящие, исходящие, внутренние документы. Функционал согласования договоров пока используется в тестовом режиме, но в перспективе работа с этим типом документов также будет полностью перенесена в «Ведок».

Всего компания «Алтай-Пригород» приобрела 16 лицензий системы, при этом количество активных пользователей превышает 40 человек. Это возможно благодаря тому, что все лицензии являются конкурентными — то есть не привязываются к конкретному рабочему месту или учетной записи. Пока сотрудник работает в системе, лицензия закреплена за ним, а после выхода автоматически передается любому другому желающему. В результате общее число пользователей системы может в несколько раз превышать количество лицензий, и это позволяет значительно сэкономить бюджет.