Необходимость в автоматизации и повышении эффективности управления заданиями и проектами рано или поздно проявляет себя в процессе жизнедеятельности каждой организации. К вопросу подбора системы управления нужно подойти крайне ответственно, ведь от способности системы удовлетворять нужды компании зависит качество исполняемых сотрудниками задач.
Главная задача любой системы управления — обеспечить комфортное и достаточно функциональное «рабочее место» пользователя. Мы привели несколько критериев выбора системы управления задачами, наиболее подробно описывающих на что именно необходимо обратить внимание, и какие моменты стоит учесть при выборе системы.
Это, пожалуй, самый первый вопрос, которым задаются специалисты компаний, ответственные за выбор системы управления. Ответ на него зависит от того, какие цели и задачи вы ставите перед собой. Бесплатные системы — это, конечно, не сыр в мышеловке. Они обладают достаточным функционалом, чтобы решить несложные задачи. Но, как правило, у них есть ряд ограничений, которые рано или поздно дают о себе знать.
Оцените свои финансовые возможности. Если ваш выбор остановился на платном решении, учтите также следующие факторы:
Если для решения каждой управленческой задачи устанавливать не взаимосвязанные программы и приложения, в конечном итоге это может привести к беспорядку не только в информационном пространстве компании, но и в головах пользователей, что непременно скажется на качестве выполнения работ. Бизнес-процессы предприятия тесно взаимосвязаны и переплетаются между собой, поэтому система управления заданиями должна быть интегрирована в общее рабочее пространство.
Для решения этой задачи подходят как полновесные ECM-системы, так и более «легкие» решения, такие как система Ведок. Она помогает наладить электронный документооборот, управлять заданиями и совместно работать над проектами, вести базу клиентов и отслеживать информацию на всех этапах сделки. Это позволяет автоматизировать все основные бизнес процессы предприятия, сэкономить время и силы на рутинные операции.
Существует 3 варианта развертывания системы:
А теперь рассмотрим каждый вариант в частности, выделив достоинства и недостатки.
Облако производителя системы — наиболее выгодное с финансовой точки зрения решение. Поставщик уже подготовил все необходимые ресурсы для запуска, потому развертывание системы не потребует много времени и не доставит особых хлопот. Однако такой вариант имеет несколько важных минусов: невозможность доступа к данным при отсутствии интернет-подключения, сложность интегрирования системы в информационное пространство компании, ограниченность серверных настроек и обслуживания системы (все настройки сервера выполняет поставщик системы, вы не имеете доступа к функциям администрирования).
Частное облако. Это практически тоже, что и в первом случае, однако сервер для развертывания предоставляется не производителем системы, а другой компанией. Способ также обладает экономической выгодностью, однако развертывание системы потребует дополнительных сил и средств. В отличие от первого варианта, здесь больше возможностей для интеграции, так как вы будете иметь доступ к «ядру» системы, и сможете самостоятельно выполнить необходимые настройки. Техническое обслуживание в данном случае может производиться как собственными силами, так и производителем системы.
Собственный сервер — наиболее затратный вариант развертывания системы, но при этом самый «гибкий» и безопасный. Для установки системы на собственный сервер, необходимо чтобы аппаратное и программное обеспечение отвечало требованиям, указанным в спецификации решения. Внедрением и поддержкой программного продукта может заниматься как сам производитель системы, так и ваша ИТ-служба. Принципиальное преимущество данного способа заключается в максимальной гибкости интеграции системы в информационное пространство компании. Несомненным плюсом также является доступность системы при отсутствии подключения по сети интернет. Однако, если у вас нет квалифицированного ИТ-персонала, развертывание системы на собственном сервере навряд ли подойдет вам.
Если ваши бизнес процессы специфичны (а зачастую именно так), «деревянная» система управления, без возможности конфигурирования под нужды организации, вам точно не подойдет. При выборе системы, вам стоит обратить внимание на гибкость настроек, таких как разграничение прав доступа, создание уникальных маршрутов движения, рубрикаторов и т.д. Кроме того, система должна обладать возможностью масштабирования и периодически обновляться.
В нашей статье мы рассматривали 2 варианта обслуживания системы: собственными ИТ-специалистами, и службой технической поддержки производителя решения. Предпочтительней, как с экономической, так и с профессиональной точки зрения, второй вариант.
Если вы нуждаетесь в технической поддержке производителя системы, настоятельно рекомендуется перед покупкой и внедрением решения ознакомиться с условиями предоставления услуг службы, и выбрать для себя оптимальный вариант.