От Excel к автоматизации: разработка системы ведения заказов для завода по производству профлиста
В 2020 году мы разработали и внедрили систему ведения заказов для компании «Азия Строй Инвест». Рассказываем, как шла разработка решения на платформе Jmix, какие факторы важно учитывать при создании таких приложений для производственных организаций, и какие результаты были достигнуты по итогам внедрения.
О заказчике
«Азия Строй Инвест» производит профнастил, металлический сайдинг, металлочерепицу, и продает их оптом и в розницу. С 2008 года в Барнауле работает основной цех и офис, а в 2013 году открыт дополнительный цех в Новокузнецке. Особенность производственного процесса и важное конкурентное преимущество компании в том, что изделия изготавливают по индивидуальным размерам заказчиков.
В течение многих лет все заказы клиентов, наряды на производство и заявки на доставку оформляли в Excel по шаблону. По мере роста объема заказов и производства становилось все сложнее работать в «ручном» режиме. Поэтому понадобилась программа, которая позволит хотя бы частично автоматизировать рутинные задачи, и будет более надежной с точки зрения хранения данных.
Ситуация до начала проекта
За годы работы в компании устоялся свой порядок приема заказов, формирования нарядов на производство и передачи их в цех, формирования расписания доставки готовой продукции клиентам.
Менеджеры создавали заказы на оплату и дальнейшее производство в Excel. Специальный шаблон заказа уже содержал список всех номенклатурных позиций и формулы для автоматического расчета итоговой цены и веса готовых изделий. Аналогичные шаблоны использовали для оформления наряд-заказа на производство и расписания доставки готовой продукции.
Шаблон заказа использовался много лет и был «отточен» с целью максимально быстрого оформления при огромном количестве номенклатурных позиций разных форм-факторов. Для менеджеров он был удобен, но на следующем этапе производственной цепочки уже возникали проблемы.
К концу рабочего дня менеджер должен сформировать из всех заявок наряд-заказ на производство. При этом нужно учесть не только дату создания заказа и заявленную дату готовности, но и загруженность станков, каждый из которых производит продукцию определенного форм-фактора. Сопоставлять все это вручную, без автоматизации — непростая задача.
Усложняет схему распределенная структура производства. Один из производственных цехов находится в Новокузнецке, и часть продукции изготавливают только на этой площадке.Поэтому на такие позиции нужно оформлять отдельный наряд-заказ и отправлять его в другой город.
Следующий этап — формирование расписания доставки продукции, и это тоже задача не из легких. В расписание на очередную дату нужно не только подобрать продукцию с соответствующей плановой датой отгрузки, но и учесть при распределении заказов по автомобилям вес готовой продукции, габариты и рациональный порядок загрузки.
Выбор решения
С ростом объемов производства формирование наряд-заказов и расписания доставки «в ручном режиме» стало отнимать слишком много времени и сил. Поэтому руководство компании решило перевести работу с заказами из Excel в программу, которая обеспечит подготовку всех документов в автоматизированном виде и будет более надежной.
На этом этапе заказчик оказался перед выбором: доработать уже используемые программы, найти подходящее готовое решение или заказать разработку «с нуля». Сначала был рассмотрен вариант доработки решения на базе 1C, с которым уже работала бухгалтерия. Но оказалось, что в этом продукте невозможно быстро и с минимальными затратами реализовать удобное оформление заказов из-за ограниченных возможностей модификации интерфейса.
Поиск подходящих готовых решений не дал результатов, поэтому руководство решило обратиться за разработкой индивидуального решения в нашу компанию. Перед нами была поставлена задача разработать программу, которая:
• заменит Excel;
• автоматизирует расчеты;
• будет более надежной (отслеживание правок, централизованное сохранение информации с разделением прав на операции);
• внешне не отличается от привычной таблицы.
Реализация проекта
Перед нами стояла задача не только создать удобную и надежную платформу, но и максимально близко воспроизвести в интерфейсе существующую экранную форму заказа. Она действительно учитывала многие нюансы, за счет которых на оформление заказа уходило минимум времени. Кроме того, привычный для сотрудников внешний вид формы был важен для быстрой адаптации к новой системе.
Интересно, что изначально заказчик планировал заказать разработку классического десктоп-приложения, которое будет установлено на компьютер каждого пользователя для работы с единой базой данных. Главным доводом в пользу этого было мнение, что WEB-приложения работают медленнее десктопных, и менее отзывчивы.
Однако после изучения технического задания, географии рабочих мест и каналов связи мы предложили заказчику отказаться от идеи с десктопным вариантом и разработать полнофункциональное веб-приложение. Плюсов у такого подхода достаточно: приложение доступно на любой операционной системе, может стабильно работать при неустойчивой связи, его гораздо проще обновлять.
Подробнее в нашей статье «Какое бизнес-приложение нужно вашей компании: web или desktop?»
Ход разработки
Процесс работы над созданием приложения был разбит на несколько этапов:
- Обследование: изучение текущих бизнес-процессов, номенклатуры, технологии работы.
- Разработка и согласование начального технического задания.
- Несколько этапов разработки, после каждого из которых результаты демонстрировали заказчику, вносили корректировки в интерфейс и детализировали функционал.
- Внутреннее тестирование.
- Установка программного обеспечения у заказчика, заполнение справочников и опытная эксплуатация.
- Доработка и исправление ошибок по итогу опытной эксплуатации.
- Переход к промышленной эксплуатации.
В ходе изучения бизнес-процессов в компании заказчика выяснилась важная особенность этого проекта — сложная структура номенклатуры продукции, что влияет на оформление заказов и ведение прайса.
В простом «классическом» прайсе цена зависит от вида товара и 2-3 дополнительных факторов. В нашем случае на цену последовательно влияют несколько факторов, причем все они взаимосвязаны:
→ Сначала выбираем форму металлопрофиля (форм-фактор).
→ Для каждой формы есть определенный набор возможных толщин материала.
→ Для каждого форм-фактора и толщины материала есть свой набор покрытий.
→ Производство ведется на заказ, поэтому длина изделия индивидуальна.
И это еще не все — после учета указанных выше факторов нужно выбрать вид прайса: розничный, оптовый или дилерский. В результате у одного товара может быть до 10-12 вариантов цены. При разработке программы нам нужно было учесть эту особенность, чтобы облегчить ведение прайса и полностью автоматизировать расчеты при оформлении заказа.
Форма ввода
Еще на моменте обсуждения деталей технического задания мы выяснили, что заказчика не устраивает классический способ выбора товаров из справочника, как это реализовано, например, в программах семейства 1С.
Поэтому была разработана уникальная экранная форма, максимально ускоряющая ввод информации о заказе. Структура интерфейса такова, что, несмотря на сложное устройство номенклатуры продукции и прайса, выбор товарной позиции выполняется по нескольким введенным символам с автоподстановкой значений из справочника.
Визуально форма практически не отличается от привычной для менеджеров таблицы. Но за счет автоматизации для ее заполнения нужно совершать меньше действий, чем раньше, а многие ошибки ввода просто исключены.
Автоматизация формирования заказов на производство
Следующим этапом проекта стала автоматизация процесса формирования наряд-заказов с учетом даты выполнения и особенностей производства.
Разные станки могут производить продукцию определённого форм-фактора, поэтому на каждый станок должен формироваться отдельный наряд, вбирающий в себя позиции из разных заказов. При этом порядок следования позиций в наряде должен соответствовать последовательности производства изделий — от большей длины к меньшей. Такая организация производства позволяет избежать деформации продукции и облегчить погрузку.
При формировании расписания доставки продукции также важно правильно рассчитывать вес и максимальные габариты каждого заказа. Это позволяет подобрать подходящий автомобиль, исходя из его вместимости, грузоподъемности и заявленной даты доставки продукции.
В результате разработки и внедрения нашего решения наряд-заказ на производство стал формироваться автоматически, сразу с учетом заявленной даты готовности и технологических особенностей (производство продукции одноименного форм-фактора от большей длины изделия к меньшей). Кроме того, если в заказе есть позиции, которые производят только в Новокузнецке, менеджер может сразу добавить их в подзаказ и отправить его на производство.
Итоги проекта
Разработка и внедрение системы помогли достигнуть целей, обозначенных на старте проекта. Компания получила инструмент для автоматизации рутинных расчетов, сохранив при этом привычный порядок работы и знакомый сотрудникам формат ввода данных.
Кроме этого, уже после завершения основного этапа внедрения в качестве доработки реализована отправка печатной формы по email. Менеджеры создают проекты заказов и прямо из системы отправляют их на согласование клиентам по электронной почте. Также автоматизирована рассылка прайсов постоянным клиентам по адресам из справочника контрагентов.
Отзыв заказчика «Азия Строй Инвест»:
«На сегодняшний день в системе постоянно работают 4 сотрудника барнаульского подразделения, а в новокузнецком филиале, где чуть позже была внедрена отдельная база, приложением пользуются 3 сотрудника. Между филиалами налажен оперативный обмен информацией о заявках на производство и готовности заказов.
Мы положительно оцениваем результаты внедрения системы и считаем, что цели, изначально поставленные перед началом проекта, успешно достигнуты. Теперь сотрудникам намного удобнее отслеживать заказы и получать информацию об изменении их статусов. Переход на ведение заказов в собственной системе, разработанной индивидуально под наши требования, позволил более эффективно организовать рабочий процесс и тратить меньше времени на выполнение рутинных задач».